Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 novembre 2026

1. Qui nous sommes

Répondo IA (« Répondo », « nous ») offre un réceptionniste téléphonique virtuel aux travailleurs autonomes, commerces et PME (nos « clients »). Le réceptionniste répond aux appels que l'entreprise ne peut pas prendre, renseigne les appelants, prend des rendez-vous et envoie des confirmations par texto.

Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25).

2. Nos deux rôles

• Pour les personnes qui appellent une entreprise cliente (« appelants »), nous agissons pour le compte de cette entreprise. Elle reste responsable de ses dossiers clients ; nous utilisons ces renseignements seulement pour lui rendre le service.
• Pour nos clients, les visiteurs de notre site et les personnes qui demandent un essai, Répondo est responsable des renseignements recueillis.

3. Renseignements recueillis

Appelants

• Le numéro de téléphone de l'appelant, la date, l'heure, la durée et la langue de l'appel.
• La transcription de la conversation : par exemple le nom, le motif de l'appel, le rendez-vous demandé ou le message laissé.
• Pour un rendez-vous : le nom, le numéro de téléphone, le service et la date, ainsi que les textos de confirmation et de rappel envoyés.

La voix est traitée en temps réel pour être convertie en texte et pour produire la réponse vocale ; aucun enregistrement audio n'est conservé.

Clients (entreprises)

• Le nom de l'entreprise, le métier, le nom du ou de la propriétaire, le courriel, le téléphone, l'adresse, les heures d'ouverture, les services, les prix et les politiques fournis pour configurer le réceptionniste.
• Les identifiants de connexion à l'application (les mots de passe sont conservés sous forme chiffrée irréversible, jamais en clair).
• Si le client connecte Google Agenda : l'accès nécessaire pour consulter ses disponibilités et créer des rendez-vous. Les jetons d'accès sont chiffrés.

Demandes d'essai (site web)

• Le nom, l'entreprise, le métier, le téléphone, le courriel, le message facultatif et votre consentement à être contacté.

Journal d'activité

• Pour la sécurité de l'application : les connexions (réussies ou refusées) et les modifications effectuées, avec le compte utilisé, la date et l'adresse IP. Aucun mot de passe ni contenu d'appel n'y figure.

Site web

• Le site mémorise seulement votre choix de langue (français ou anglais) dans votre navigateur. Aucun témoin publicitaire, aucun outil d'analyse ou de suivi.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Répondre aux appels au nom de l'entreprise cliente, renseigner les appelants et prendre leurs rendez-vous.
• Envoyer les textos de confirmation et de rappel, transmettre les messages et transférer un appel à une personne si l'appelant le demande.
• Permettre au client de consulter ses appels, ses messages et ses rendez-vous dans l'application.
• Communiquer avec les personnes qui demandent un essai, au sujet de cet essai seulement.
• Assurer la sécurité du service (journal d'activité, blocage des tentatives de connexion répétées) et la facturation.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement personnel, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

5. Intelligence artificielle

Les réponses du réceptionniste sont produites par un modèle d'intelligence artificielle (Claude, d'Anthropic), à partir des seules informations fournies par l'entreprise cliente (services, prix, heures, politiques). Le réceptionniste n'invente pas de prix ni de disponibilités. Si on lui demande s'il est une personne, il répond honnêtement qu'il est un assistant virtuel. Il ne donne aucun conseil médical, et en cas d'urgence il invite à composer le 9-1-1 ou Info-Santé 8-1-1.

Le réceptionniste ne prend aucune décision importante à votre sujet de façon entièrement automatisée : il réserve un créneau libre que vous choisissez, ou prend un message pour l'entreprise. Selon les conditions de notre fournisseur, les données transmises par son API ne servent pas à entraîner ses modèles.

6. Fournisseurs et lieu de traitement

Nous faisons appel aux fournisseurs suivants, qui traitent des renseignements pour nous selon leurs conditions de service et leurs engagements de confidentialité et de sécurité :

Certains renseignements sont donc communiqués à l'extérieur du Québec. Avant de le faire, nous évaluons si ces renseignements y bénéficient d'une protection adéquate, comme le prévoit la Loi 25.

7. Durée de conservation

• Appels, transcriptions, messages et rendez-vous : conservés tant que le compte de l'entreprise cliente est actif, pour lui permettre de les consulter. Ils sont supprimés lorsque le compte est supprimé.
• Demandes d'essai : conservées le temps de traiter la demande, puis supprimées automatiquement 12 mois après la demande.
• Journal d'activité : 1 an, puis supprimé automatiquement.
• Les sauvegardes techniques de la base de données, conservées au Canada, sont effacées automatiquement après 7 jours.

8. Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS) et hébergement au Canada.
• Mots de passe chiffrés de façon irréversible ; jetons d'accès (Google Agenda) chiffrés.
• Accès limité selon le rôle : un vendeur ne voit que les entreprises qu'il a configurées et n'a pas accès au contenu des appels ; une entreprise ne voit que ses propres données.
• Journal d'activité et blocage des tentatives de connexion répétées.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et nous tenons un registre des incidents.

9. Vos droits

Vous pouvez demander à accéder à vos renseignements, à les faire corriger ou supprimer, à retirer votre consentement, ou à recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

• Si vous avez appelé une entreprise cliente, vous pouvez vous adresser à cette entreprise, ou nous écrire : nous transmettrons votre demande à l'entreprise et l'aiderons à y répondre.
• Pour toute autre demande, écrivez-nous à contact@repondo.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels, Répondo IA
Montréal (Québec)
contact@repondo.ca

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous en informons nos clients par courriel.